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Consejos para diseñar una oficina en casa

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Trabajar desde casa ofrece muchas ventajas, incluida la flexibilidad de establecer tu propio horario, ahorrar dinero y tiempo al eliminar tu viaje diario al trabajo o te permite iniciar un negocio con unos gastos mínimos. Pero tener éxito en una oficina en casa requiere crear un espacio que promueva la eficiencia en un entorno de trabajo “no tradicional”.

 

Debes definir un área de trabajo profesional que separe el negocio de tu vida personal, trabajes por cuenta propia o ajena. La ubicación, la iluminación o mantener el orden son puntos importantes.

 

Mantener la casa segura, ordenada y limpia es clave para crear un buen entorno de trabajo. 

 

Identifica tus necesidades

Lo que necesitarás en tu oficina dependerá del tipo de trabajo que realices. Es posible que te baste un pequeño escritorio simplemente para tu ordenador, pero necesitas una mesa o espacio de trabajo más grande para colocar todas tus cosas si eres un artista gráfico. Un consultor puede requerir espacio adicional para archivadores o una zona definida para reunirse con sus clientes. Un fotógrafo puede requerir un estudio en su casa o suficiente espacio de almacenamiento para accesorios y equipo de iluminación.

 

Tu jefe puede tener requisitos específicos sobre el equipo que debes usar si trabajas a distancia, como equipos electrónicos concretos o específicos de la industria a la que te dediques.

Crea una lista detallada de tus necesidades para montar una oficina en casa y configura un espacio que cumpla con esos requisitos antes de escoger aleatoriamente una esquina en una de las habitaciones y decidir que con eso basta. Además, no sabemos el tiempo que vamos a necesitar trabajar desde casa, así que mejor estar cómodos y en las mejores condiciones posibles.

 

Elige un área exclusiva

Idealmente, tu oficina debe estar en una zona tranquila que te permita cierta privacidad. Esto es especialmente importante si compartes la casa con tu pareja, hijos o compañeros de piso.

Cierra la puerta de la estancia donde trabajes para amortiguar el ruido procedente del resto de la casa si hablas por teléfono con frecuencia; sería conveniente elegir una habitación cerca de la entrada principal si te vas a reunir con clientes en tu casa; o si tienes opción para hacerlo, quizá debas preparar un espacio separado del resto del hogar si necesitas espacio para distribuir equipos de diseño o tecnología.

 

Piensa en la luz

Configura tu espacio laboral en casa para que tenga mucha luz. Trabajarás mejor si la luz natural inunda tu espacio. La luz cálida -como la del fuego- promueve la relajación. La luz fría, como la luz del día, mejora la productividad y el estado de alerta. Eso es lo que querrás cuando tengas tu oficina en casa. Las ventanas y la exposición a la luz del día también pueden afectar al estado físico y mental, ya que está demostrado que trabajar en un espacio con luz natural puede reducir los dolores de cabeza y la fatiga visual, lo que te permitirá ser más productivo en el día a día y sentirte más saludable a largo plazo. Colocar plantas en tu espacio de trabajo puede aumentar tu bienestar; tener plantas en la oficina puede aumentar la productividad y crear una sensación más placentera.

 

Si usas el teléfono fijo, que sea uno diferente

Casi todos usamos el móvil prácticamente para todo y si no, siempre podemos desviar las llamadas que recibamos en el teléfono de la oficina al de casa o al móvil. Pero siempre hay clásicos y quienes gustan de mantener algunas “tradiciones”. Quedarán pocos, pero si eres uno de ellos y te gusta usar para la oficina un teléfono fijo, quizá debas invertir en una segunda línea para utilizarla en tu nuevo lugar de trabajo.

Evitarás correr el riesgo de que uno de tus hijos levante el teléfono y conteste a un cliente; si tienes una locución para el buzón de voz, lo normal es que sea más profesional y la del teléfono de tu casa puede ser más informal e incluso que todos los miembros de la familia la graben conjuntamente.

Tener un teléfono exclusivo para la oficina en casa, te permite separar tu vida laboral y personal, manteniendo límites que te ayudarán a no interrumpir la vida familiar.

 

Busca un lugar para los gadgets

Es fácil distraerse cuando no tienes a tu jefe mirándote por encima del hombro todo el tiempo, y más aún si tienes sus dispositivos en la mesa de la oficina.

Hay estudios que dicen que tener nuestro smartphone a mano reduce la productividad, especialmente ahora que cada vez conocemos más acerca de la adicción a las pantallas.

Si quieres no pasar horas interminables trabajando y teniendo la sensación de que en casa trabajas más tiempo que en la oficina, empieza por guardar el móvil en un cajón y cogerlo sólo si suena.

Es evidente que necesitarás usar tus dispositivos para trabajar, pero tu oficina en casa será un espacio más productivo si hay un lugar específico donde guardar tu teléfono inteligente y tu tablet cuando no están en uso.

 

Separa lo profesional de lo personal

Evita que tu vida personal se extienda a tu vida empresarial y viceversa.

Archiva cheques, correo, registros de clientes y registros financieros en un lugar concreto de tu oficina, en lugar de almacenarlos con documentos personales.

Segmentar completamente tu negocio también ayudará en el momento del pago de tus impuestos. Hay deducciones fiscales relacionadas con los espacios de trabajo ubicados en las casas, y cuanto más puedas probar que la oficina es un área completamente separada, mejor podrás cumplir con las condiciones impuestas para tener una oficina en el hogar y evitar problemas.

 

Controla el tiempo

Algunas investigaciones han certificado que serás más productivo si te levantas y te mueves un poco a lo largo del día. Estos breves períodos de descanso mental interrumpen la jornada laboral y pueden mejorar tu concentración, pero es muy fácil olvidarse de hacer esto cuando estás trabajando desde casa. Antes de que te des cuenta, has trabajado 14 horas por tercer día consecutivo.

 

Quienes trabajan en casa tienen más probabilidades de trabajar en exceso que los que van a la oficina de manera tradicional, así que encuentra alguna forma de controlar el tiempo en tu espacio de trabajo, ya sea un reloj en la pared o la alarma de tu móvil.

Hacer un seguimiento del tiempo te animará a seguir la jornada laboral de manera efectiva y te ayudará a mantener un horario de trabajo regular y un equilibrio saludable entre el trabajo y tu vida.

 

Asegúrate

Seas autónomo o empleado por cuenta ajena, recuerda que, también, puedes sentirte protegido por una póliza de seguros de salud para autónomos  adecuada a tus necesidades mientras teletrabajas. En el caso de los profesionales por cuenta ajena, las coberturas de la oficina se extenderán, también, al hogar, cubriendo posibles contingencias mientras trabajan, como un incendio o una subida de tensión. No te olvides de consultar en tu empresa si los equipos informáticos y el material de oficina que te han llevado a casa para poder trabajar están asegurados, para, en caso contrario, hacerlo y evitar posibles desgracias.


Si, por el contrario, eres autónomo, además de los seguros obligatorios que tienes que contratar, una póliza que podrá serte de gran utilidad es la de responsabilidad civil, que cubre accidentes y daños civiles a terceros derivados del desempeño de nuestra actividad profesional.

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